EXECUTIVO TENDO O SUPORTE DE UMA SECRETÁRIA
O DIA PELA MANHA:
8:00 – Reunião de Planejamento Estratégico: O executivo começa o dia com uma reunião com os diretores ou líderes de equipe para revisar o desempenho da empresa e discutir estratégias de crescimento, novas oportunidades de mercado e revisões de KPis (Key Performance Indicators)
8:45 – Organização de agenda e prioridades: Com o apoio da secretária, o executivo revisa sua agenda para o dia. A secretária garante que todos os compromissos estão confirmados e que há tempo suficiente para revisões importantes antes de reuniões cruciais.
9:00 – Reunião com clientes-chave: O executivo participa de uma videoconferência com um cliente importante, focando em fechar um grande contrato ou renegociar termos. Enquanto isso, a secretária prepara relatórios, contratos, propostas solicitadas durante a conversa.
10:00 – Desenvolvimento de novas parcerias: O executivo dedica tempo para pensar em alianças estratégicas e identificar novos parceiros comerciais. Ele solicita à secretária que agende encontros e contate empresas para explorar possíveis colaborações.
O DIA NO PERÍODO DA TARDE:
12:00 – Almoço com investidores ou clientes: O executivo utiliza o tempo de almoço para estreitar relações com investidores ou potenciais parceiros de negócios, discutindo oportunidades de expansão ou investimento.
14:00 – Revisão de projetos e inovação: O executivo se reúne com a equipe de desenvolvimento ou inovação para revisar projetos em andamento e buscar novas ideias. A secretária está à disposição para coordenar follow-ups, viagens, enviar e-mails e organizar a documentação gerada.
15 :30 – Análise de relatórios financeiros e projeções: O executivo analisa relatórios financeiros e de desempenho, planejando ajustes estratégicos. A secretária fornece os relatórios necessários, já previamente organizados e resumidos.
TERMINANDO O EXPEDIENTE:
17:00 – Networking e comunicação com stakeholders (partes interessadas ou envolvidas: O executivo dedica o final da tarde para contatos com stakeholders importantes, seja por e-mail ou telefone, atualizando-os sobre o progresso da empresa ou novas estratégias, para seu networking e comunicação com as partes interessadas.
17:30 – Delegação de tarefas para o dia seguinte: Mas antes de encerrar o expediente, o executivo discute com a secretária as principais tarefas a serem priorizadas para o próximo dia. A secretária organiza a agenda e envia os lembretes necessários, garantindo que a execução seja fluida.
O QUE OCORRE DURANTE O DIA:
A secretária atua como um ponto de contato para demandas emergentes, filtrando e respondendo e-mails ou ligações menos urgentes, e liberando o tempo do executivo para as questões mais estratégicas. Ela faz o suporte das tarefas administrativas, como organização de pagamentos, emissão de notas fiscais, atualização de planilhas de controle, permitindo ao executivo focar em decisões de alto impacto.
Essa dinâmica permite que o executivo se concentre em expandir o negócio e tomar decisões estratégicas, enquanto a secretária garante que a parte burocrática flua de maneira eficiente.
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